Factuur doorsturen

Facturen doorsturen naar de financiële administratie

Energiemissie biedt verschillende manieren om facturen te controleren. In deze handleiding leggen we uit hoe je facturen doorstuurt naar de financiële administratie, nadat ze in het energiemanagementsysteem (EMS) binnenkomen.

Situatie A vs. Situatie B
Afhankelijk van hoe jouw systeem is ingesteld, kan het zijn dat je de factuur direct ontvangt in het EMS of dat de factuur eerst goedgekeurd moet worden voordat deze doorgestuurd wordt naar de financiële administratie. Deze handleiding richt zich op situatie B, waarbij facturen eerst in het EMS komen en daarna doorgestuurd moeten worden.

Stappen om facturen door te sturen

Stap 1: Factuuroverzicht openen

• Klik in het linkermenu op 'Factuuroverzicht'. Hier zie je alle facturen van jouw organisatie, gesorteerd op factuurdatum.
• Zoek de factuur die je wilt doorsturen, bijvoorbeeld met het zoekvenster of door filters toe te passen (zie 'Filters toepassen').

Stap 2: Facturen selecteren

• Selecteer de facturen die je wilt doorsturen. Je kunt het aantal weergegeven facturen aanpassen tot maximaal 100, rechts onderin het scherm.

Stap 3: Facturen controleren en doorsturen

• Zorg ervoor dat de geselecteerde facturen de status “Goedgekeurd” of “Handmatig goedgekeurd” hebben.
• Klik rechtsboven op de knop ‘Doorsturen’ om de facturen naar de financiële administratie te sturen. Let op: Alleen facturen die nog niet eerder zijn doorgestuurd kunnen verzonden worden.

Stap 4: Controleren of facturen zijn doorgestuurd

• Zet het filter ‘Doorgestuurd’ op ‘Ja’ om alleen de facturen te zien die al doorgestuurd zijn. Wil je de facturen die nog niet doorgestuurd zijn zien, kies dan ‘Nee’.
• Wil je de geschiedenis van een factuur bekijken? Klik op het kloksymbool in de kolom ‘Acties’ aan de rechterkant om te zien wie de factuur heeft doorgestuurd en wanneer.